Gemeindeverwaltung Herbertingen

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Akteneinsicht

Die Frage, inwieweit ein Bürger Einsicht in die bei einer Behörde geführten Akten nehmen kann, stellt sich insbesondere dann, wenn ein Bürger in einem ihn betreffenden Verwaltungsverfahren als Antragsteller oder als sonst Beteiligter klären will, welchen Sachverhalt eine Behörde ihrer Entscheidung zugrunde gelegt hat oder welche rechtlichen Möglichkeiten ihm zur Verfügung stehen.
Soweit es um eine Einsicht in Akten geht, die zu einem laufenden Verfahren geführt werden, ist dieses Akteneinsichtsrecht im Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG § 29) geregelt.
Außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens entscheidet die aktenführende Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen über die Gewährung von Akteneinsicht. Im Folgenden werden schwerpunktmäßig die Einsicht in Akten zu einem laufenden Verfahren dargestellt. Dieser Fall ist in der Verwaltungspraxis auch von besonderem Interesse.

Zuständig: die Akten führende Behörde

Ablauf:
Die Akteneinsicht erfolgt nach einem form- und fristlosen Antrag bei der Akten führenden Behörde. Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur bei Anwesenheit eines beaufsichtigenden Vertreters der Behörde gewährt wird. Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht. Ebenso kann die Behörde im Einzelfall eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten (z. B. wenn ein Beteiligter in größerer Entfernung zum Sitz der Akten führenden Behörde wohnt). Dann können die Akten auf Antrag des Beteiligten an eine andere Behörde versandt werden und dort Akteneinsicht erfolgen.
Wenn auf der Seite des an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten ein Rechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens eingeschaltet und bevollmächtigt ist, gilt auch in Bezug auf diesen, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt. Allerdings kann die Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen ausnahmsweise bestimmen, dass einem Rechtsanwalt auch die Mitnahme der Akten in seine Kanzlei gestattet wird oder die Übersendung der Akten dorthin erfolgt. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht nicht.
Die Akteneinsicht umfasst nicht nur Schriftstücke, sondern auch alle sonstigen ein konkretes Verfahren betreffenden Unterlagen (z. B. Pläne, Fotografien, Karten oder andere Datenträger).
Akteneinsicht bedeutet nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren häufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen. In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren Vertreter ein Recht auf Akteneinsicht, sofern in diesen Fällen eine Vertretung stattfindet.

Unterlagen:
Im Regelfall wird der an einem Verwaltungsverfahren Beteiligte keine weiteren Unterlagen vorlegen müssen, wenn er Einsicht in die Akten zu einem laufenden Verfahren beantragt, da er der Behörde als Verfahrensbeteiligter bekannt ist. Allerdings kann es im Einzelfall erforderlich sein, darzulegen, inwieweit die begehrte Akteneinsicht zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.
Anders hingegen in den Fällen, in denen Einsicht in Akten begehrt wird, ohne dass dies im Rahmen eines laufenden Verwaltungsverfahren erfolgt. Hier muss der die Akteneinsicht Begehrende sein berechtigtes Interesse gegenüber der Aktenführenden Behörde darlegen.

Kosten:
Soweit der Beteiligte Abschriften oder Ablichtungen aus der Akte herstellen lässt, hat er die Kosten gegenüber der Aktenführenden Behörde zu tragen, soweit dieser hierbei Kosten entstanden sind. nach oben [2]